Bakgrund. Möten utgör en essentiell funktion för organisationer och är avgörande för genomförandet av arbete. Arbetstid spenderad i möten ökar och möten utgör en stor kostnad för företag. Till följd av covid-19 pandemins framfart har organisationer skiftat till att bedriva möten virtuellt. Denna övergång lyfter frågan huruvida övergången har påverkat hur möten bedrivs, samt hur deltagarna vid virtuella möten upplever effektiviteten. 

Syfte. Föreliggande studie syftar till att undersöka hur övergången till virtuella möten har påverkat möjligheten att bedriva effektiva möten. Studien beaktar rutiner och strävar efter att explorativt undersöka den virtuella övergången och vilken effekt den har haft på mötesrutiner. 

Metod. Studien är genomförd genom utförandet av intervjuer, observationer, samt granskning av dokument. Totalt genomfördes 11 intervjuer och 4 observationer. Insamlad empiri analyserades genom en innehållsanalys. Kategorier identifierades utifrån empiri där stycken från empirin blev inplacerade. 

Resultat. Studiens resultat tyder på att övergången till virtuella möten kan påverkan möteseffektiviteten. Studien har uppmärksammat 16 kategorier som kan påverka möteseffektiviteten. Dessa är: antal deltagare, punktlighet, agenda, dialoger, miljö, förberedelser, prioritering, mötesmedium, förändring, känsla, relation, deltagande, inbjudan till möte, mötesledare, mötesprotokoll, och multitasking. Vidare noterar studien att rutiner i koppling till nämnda kategorier förändrats. 

Slutsatser. Studien presenterar fyra övergripande slutsatser. En övergång till virtuella möten indikerar på att: tid spenderad i möten ökar; det blir upp till deltagarna själva att skapa optimala mötesförhållanden; fokus minskar hos mötesdeltagarna; lokala och globala relationer kan påverkas negativt respektive positivt. 

Background. Meetings are an essential function of organizations and are crucial to the execution of work. Time spent in meetings is increasing and meetings represent a large cost for companies. As a result of the covid-19 pandemic, organizations have shifted to conducting meetings virtually. This transition raises the question of whether the transition has affected how meetings are conducted, as well as how participants in virtual meetings experience the effectiveness of meetings.

Objectives. The study aims to investigate how the transition to virtual meetings has affected the ability to conduct effective meetings. The study pays attention to routines and strives to exploratively examine the virtual transition and what effect it has had on meeting routines. 

Methods. The study is carried out through the execution of interviews, observations, and review of documents. A total of 11 interviews and 4 observations were conducted. Collected empirical evidence was analysed through a content analysis. Categories were identified based on empirical evidence, where pieces from the empirical evidence were fitted. 

Results. The study's results indicate that the transition to virtual meetings can affect meeting efficiency. The study has drawn attention to 16 categories that can affect meeting efficiency. These are: number of participants, punctuality, agenda, dialogues, environment, preparation, prioritization, meeting medium, change, emotions, relationships, participation, invitation to meeting, meeting leader, meeting minutes, and multitasking. Furthermore, the study notes that routines in connection with the mentioned categories have changed. 

Conclusions. The study presents four overall conclusions. A shift to virtual meetings indicates that: time spent in meetings increases; it is up to the participants themselves to create optimal meeting conditions; the focus of the meeting participants decreases; local and global relations can be affected negatively and positively respectively.